Guía rápida: ¿Cómo aplicar la recopilación de datos?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La recopilación de datos, es un método por el cual se recopilan y miden datos de diversas fuentes, a fin de analizarla para posteriormente obtener información que permita visualizar el panorama completo de una situación, responder preguntas, evaluar resultados e identificar tendencias. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Apoyo analizar, transformar y procesar los datos.
✔ Tener a disposición un insumo de datos para la toma de decisiones.
✔ Tener a disposición un insumo de datos para identificar tendencias, problemas y riesgos con anticipación para definir planes de acción y ejecución de forma anticipada.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Identificar el problema.
✔ Recolectar los datos que pueden aportar en la solución del problema.
✔ Verificar la calidad de los datos recolectados.
✔ Analizar los datos recolectados.
✔ Transformar los datos recolectados para convertirlos en información que permita tomar decisiones informadas.
✔ Diseñar planes de acción con la información obtenida a partir del procesamiento de los datos para resolver el problema.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Glosario.
Herramientas para el mercadeo estratégico.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| La investigación de mercado | Es el proceso de recopilar, analizar e interpretar información sobre un mercado, sus consumidores, competidores y el entorno. |
Herramientas para la dirección de proyectos.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| Los datos de desempeño del trabajo | Es el conjunto de datos con las observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. |
| El registro de supuestos | Es un documento que contiene la definición de las limitaciones (Restricciones) y las hipótesis (Supuestos) del proyecto. |
| El registro de interesados | Es un documento que registra los interesados y permite identificarlos a nivel de: Identificación, Evaluación y Clasificación. |
| El registro de cambios | Es un documento donde se almacena el histórico de cambios que presenta los documentos y el producto durante el proyecto. |
| El registro de incidentes | Es un documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa. |
| El registro de lecciones aprendidas | Es un documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto. |
| El registro de riesgos | Es un documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto. |
| La tormenta de ideas | Es el proceso de identificar una lista de ideas en un periodo corto de tiempo bajo un entorno grupal y liderado por un facilitador. La tormenta de ideas comprende dos partes: Generación de ideas y análisis. |
| Los grupos focales | Es una reunión de interesados y expertos para conocer expectativas de un producto, servicio o resultado propuesto. |
| Las entrevistas | Es una sesión donde se recolecta datos sobre temas que se deben abarcar para obtener información que permita generar conclusiones y alcanzar el objetivo propuesto para el cual fue diseñada la entrevista. |
| Las listas de verificación | Es un conjunto de listas estandarizadas en base a su propia experiencia o que utilizan la industria para verificar que toda la información necesaria se encuentra dentro del plan de dirección de proyectos. |
| Las listas de ideas rápidas | Es una lista predeterminada de categorías de riesgos. |
| La matriz de probabilidad e impacto | Es una matriz que permite establecer prioridades en el momento de mitigar los riesgos a partir de la relación entre probabilidad de ocurrencia y nivel de impacto del riesgo dentro del proyecto. |
| Los cuestionarios y encuestas | Es un conjunto de preguntas en formato de cuestionario para luego analizar los datos recolectados en formato de encuestas. |
| Los estudios comparativos | Es el estudio comparativo que implica cotejar los productos, procesos y prácticas reales o planificados, con los de aquellas organizaciones o proyectos comparables. |
| La técnica de grupo nominal | Es el proceso en donde por medio de la votación se jerarquiza las ideas. |
| Las hojas de verificación | Es un formato para recopilación de datos con el fin de controlar actividades, identificar errores y oportunidades de mejora para resolver un problema. |
| El muestreo estadístico | Es un proceso que permite obtener una muestra finita para estimar sus valores y validar las hipótesis. |
| La revisión de la información histórica | Es el ejercicio de revisión de datos, informes e información para obtener insumos que permita apoyar la toma de decisiones. |
| La recopilación de datos | Es un enfoque sistemático que permite identificar fuentes de datos, reunir datos y convertirlos en información para obtener un panorama completo de una situación. |
| Los métodos de mejora de la calidad | Es el conjunto de pasos para recopilar datos, analizarlos e identificar oportunidades de mejora de la calidad. |
| La sabana de datos | Es una matriz de datos puros para ser transformados en información. |
Herramientas para el agilismo.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| Los mapas de empatía | Es una herramienta que permite descubrir el comportamiento del público objetivo para poder comprender con mayor asertividad sus deseos y necesidades. |
| El User Journey | Es una representación visual del recorrido que un usuario sigue al interactuar con el producto para identificar oportunidades y soluciones que materialicen las oortunidades. |
| Los bocetos en papel | Es una representación gráfica preliminar, que se realiza antes de implementar una solución o producto. |
| Los Wireframes o Storyboard | Es el conjunto de diseños que definen la estructura y funcionalidad de una interfaz de usuario. |
Tema 3: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.