| |  Guía rápida controlar los costos:
¿Qué es?, beneficios y buenas prácticasLa guía rápida de controlar los costos, tiene como objetivo compartir los elementos generales de controlar los costos combinados con elementos de otras guías para incrementar su valor y suministrar información resumida, soportada por casos prácticos para apoyar el trabajo que se encuentra realizando el lector en la empresa, curso o universidad.
¿Por qué combinar elementos entre guías?
La historia nos confirma que la mayoría de los marcos de trabajo, métodos, filosofías, modelos, técnicas y herramientas que han surgido dentro de la transformación digital son el resultado de crear, validar, evolucionar y combinar elementos entre guías, situación que actualmente se sigue presentando y seguirá sucediendo porque las condiciones del entorno siempre se mantienen en constante cambio.Las guías principales que hacen parte de la transformación digital son:El presente artículo es una fuente de información que apoya a:Los contenidos que tienen afinidad con el presente artículo son:Los videos que tienen afinidad con el presente artículo son:¿Qué es controlar los costos?Controlar Los Costos es un proceso que permite gestionar la línea base de costos y mantenerla a lo largo del proyecto.
¿Cuáles son los beneficios de controlar los costos?Los beneficios de Controlar Los Costos son los siguientes:
1) Actualizar los costos del proyecto.
2) Gestionar cambios en la línea base de costos.
El contenido publicado en el artículo es un resumen y ensayo de alto nivel a partir de la lectura del PMBOK 6.0, Grupo de procesos del PMBOK y PMBOK 7.0.
¿Cuáles son las buenas prácticas de controlar los costos?Las buenas practicas de Controlar Los Costos son las siguientes:
Entradas Controlar los costosSon los insumos de datos que ingresan a una línea, área, proceso o actividad para ser utilizados durante las aplicación de las técnicas y herramientas con el fin de generar una salida de información en forma de plan o línea base o informe o registro o actualización de un documento o respuesta a preguntas e hipótesis.| Elemento | Descripción |
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| Activos de la organización | el conjunto de elementos de la organización que hace referencia principalmente a los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización ejecutora. | | Datos de desempeño del trabajo | el conjunto de datos con las observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. | | Línea base de costos | la versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.
La línea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:
1) Plan de gestión del costo.
2) Plan de gestión de la comunicaciones.
3) Plan de gestión del riesgo.
4) Plan de gestión de las adquisiciones.
| | Línea base para la medición del desempeño | la comparación de los valores planeados vs los valores reales a partir del análisis del valor ganado para determinar si se requiere implementar un cambio o una acción. Se utiliza como insumo de análisis las líneas base de alcance, costo y cronograma. | | Plan de gestión de los costos | un documento que define la forma en que se planificarán,
estructurarán y controlarán los costos. | | Registro de lecciones aprendidas | un documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto. | | Requisitos de financiamiento del proyecto | es un conjunto de pasos para identificar fuentes de financiamiento y como acceder a ellas. |
Herramientas y Técnicas Controlar los costosSon procedimientos soportados por herramientas para transformar los insumos de datos de una entrada llamada línea, área, proceso o actividad en información.| Elemento | Descripción |
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| Análisis de reserva | una técnica que se utiliza para determinar la cantidad de reservas para contingencias (Riesgos identificados) y de gestión (Riesgos no identificados) necesarias para el proyecto.
Las reservas pueden ser dadas en esfuerzo (horas) o presupuesto (costo) y corresponde a estimar una cantidad adicional para atender imprevistos. | | Análisis de tendencias | un método que identifica el desempeño futuro en función de los resultados pasados. | | Análisis de valor ganado | un método que compara la línea base para la medición del desempeño con respecto al desempeño real del cronograma y del costo. | | Análisis de variación | una herramienta que permite revisar las diferencias o variaciones entre el desempeño planificado y el real. | | Juicio de expertos | el juicio que brinda personal certificado o con amplia experiencia en un área de aplicación para validar las posibles soluciones suministradas por los interesados y seleccionar o encontrar la mejor solución al problema planteado. | | Para completar el índice de desempeño del trabajo por completar | un gráfico de pronóstico que permite identificar los costos y el esfuerzo requerido para completar el trabajo. |
Salidas Controlar los costosSon los nuevos insumos de información resultado de la aplicación de herramientas y técnicas sobre las entradas de una línea, área, proceso o actividad. | Elemento | Descripción |
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| Base de las estimaciones | un indicador del modo en que las diversas estimaciones se obtuvieron y pueden utilizarse para tomar una decisión sobre cómo responder a las variaciones. | | Estimación de costos | el ejercicio de aproximar el costo de los recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto. | | Información desempeño del trabajo | un documento en donde se recopila los datos de desempeño de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre áreas. | | Línea base de costos | la versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.
La línea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:
1) Plan de gestión del costo.
2) Plan de gestión de la comunicaciones.
3) Plan de gestión del riesgo.
4) Plan de gestión de las adquisiciones.
| | Línea base para la medición del desempeño | la comparación de los valores planeados vs los valores reales a partir del análisis del valor ganado para determinar si se requiere implementar un cambio o una acción. Se utiliza como insumo de análisis las líneas base de alcance, costo y cronograma. | | Plan de gestión de los costos | un documento que define la forma en que se planificarán,
estructurarán y controlarán los costos. | | Pronósticos de costos | un método que determina si los costos se encuentran dentro del rango de tolerancia definidos para el presupuesto. | | Registro de lecciones aprendidas | un documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto. | | Registro de riesgos | un documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto. | | Registro de supuestos | un documento que contiene la definición de las limitaciones (Restricciones) y las hipótesis (Supuestos) del proyecto. |
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