| |  Guía rápida controlar los recursos:
¿Qué es?, beneficios y buenas prácticasLa guía rápida de controlar los recursos, tiene como objetivo compartir los elementos generales de controlar los recursos combinados con elementos de otras guías para incrementar su valor y suministrar información resumida, soportada por casos prácticos para apoyar el trabajo que se encuentra realizando el lector en la empresa, curso o universidad.
¿Por qué combinar elementos entre guías?
La historia nos confirma que la mayoría de los marcos de trabajo, métodos, filosofías, modelos, técnicas y herramientas que han surgido dentro de la transformación digital son el resultado de crear, validar, evolucionar y combinar elementos entre guías, situación que actualmente se sigue presentando y seguirá sucediendo porque las condiciones del entorno siempre se mantienen en constante cambio.Las guías principales que hacen parte de la transformación digital son:El presente artículo es una fuente de información que apoya a:Los contenidos que tienen afinidad con el presente artículo son:Los videos que tienen afinidad con el presente artículo son:¿Qué es controlar los recursos?Controlar Los Recursos es un proceso que permite asegurar que los recursos asignados y adjudicados al proyecto están
disponibles tal como se planificó, así como de monitorear la utilización de recursos planificada frente a la real y realizar
acciones correctivas según sea necesario.
¿Cuáles son los beneficios de controlar los recursos?Los beneficios de Controlar Los Recursos son los siguientes:
1) Asegurar la disponibilidad de recursos en el momento adecuado.
2) Liberación de los recursos cuando han terminado su trabajo.
El contenido publicado en el artículo es un resumen y ensayo de alto nivel a partir de la lectura del PMBOK 6.0, Grupo de procesos del PMBOK y PMBOK 7.0.
¿Cuáles son las buenas prácticas de controlar los recursos?Las buenas practicas de Controlar Los Recursos son las siguientes:
Entradas Controlar los recursosSon los insumos de datos que ingresan a una línea, área, proceso o actividad para ser utilizados durante las aplicación de las técnicas y herramientas con el fin de generar una salida de información en forma de plan o línea base o informe o registro o actualización de un documento o respuesta a preguntas e hipótesis.| Elemento | Descripción |
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| Activos de la organización | el conjunto de elementos de la organización que hace referencia principalmente a los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización ejecutora. | | Acuerdo del proyecto | un conjunto de reglas establecidas entre las partes para diseñar, implementar y gestionar un proyecto el cual es formalizado por medio de un formato de texto y canal de comunicación aprobado.
| | Asignaciones de recursos físicos | el registro de materiales, equipos, suministros, ubicaciones y otros recursos físicos que serán utilizados por los ejecutores durante el proyecto. | | Cronograma del proyecto | la programación detallada del trabajo que se va a realizar en el proyecto. | | Datos de desempeño del trabajo | el conjunto de datos con las observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. | | Estructura de desglose de recursos | una lista jerárquica de los recursos físicos, relacionados por categoría (Orientado a la necesidad del proyecto) y tipo de recurso (Habilidades). | | Plan de gestión de los recursos | una guía que enuncia los lineamientos para gestionar los recursos del proyecto. | | Registro de incidentes | un documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa. | | Registro de lecciones aprendidas | un documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto. | | Registro de riesgos | un documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto. | | Requisitos de recursos | el listado de recursos requeridos para ejecutar cada paquete de trabajo y/o actividades del proyecto. |
Herramientas y Técnicas Controlar los recursosSon procedimientos soportados por herramientas para transformar los insumos de datos de una entrada llamada línea, área, proceso o actividad en información.| Elemento | Descripción |
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| Análisis costo-beneficio | una herramienta de análisis financiero utilizada para
estimar las fortalezas y debilidades de las alternativas, a fin de determinar la mejor alternativa en términos
de los beneficios que ofrecen. | | Análisis de alternativas | una técnica que permite seleccionar un conjunto de
acciones preventivas y correctivas para ser implementadas cuando se identifica u ocurre una desviación. | | Análisis de tendencias | un método que identifica el desempeño futuro en función de los resultados pasados. | | Entregables | el conjunto incrementos de valor del producto que han sido definidos en el alcance para ser implementados por el equipo. | | Habilidades interpersonales y de equipo | un conjunto de habilidades y destrezas sociales para interactuar con los demás generando vínculos estables. | | Resolución de problemas | el ejercicio que implica encontrar soluciones para los incidentes o desafíos. | | Revisiones de la gestión | un análisis que nos permite medir los datos planeados vs los datos ejecutados. |
Salidas Controlar los recursosSon los nuevos insumos de información resultado de la aplicación de herramientas y técnicas sobre las entradas de una línea, área, proceso o actividad. | Elemento | Descripción |
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| Asignaciones de recursos físicos | el registro de materiales, equipos, suministros, ubicaciones y otros recursos físicos que serán utilizados por los ejecutores durante el proyecto. | | Estructura de desglose de recursos | una lista jerárquica de los recursos físicos, relacionados por categoría (Orientado a la necesidad del proyecto) y tipo de recurso (Habilidades). | | Información desempeño del trabajo | un documento en donde se recopila los datos de desempeño de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre áreas. | | Línea base de costos | la versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.
La línea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:
1) Plan de gestión del costo.
2) Plan de gestión de la comunicaciones.
3) Plan de gestión del riesgo.
4) Plan de gestión de las adquisiciones.
| | Línea base del cronograma | la versión aprobada de la programación del proyecto.
La línea base del cronograma se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:
1) Plan de gestión del cronograma.
2) Plan de gestión de los recursos.
3) Plan de gestión de calidad.
| | Plan de gestión de los recursos | una guía que enuncia los lineamientos para gestionar los recursos del proyecto. | | Registro de incidentes | un documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa. | | Registro de lecciones aprendidas | un documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto. | | Registro de riesgos | un documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto. | | Registro de supuestos | un documento que contiene la definición de las limitaciones (Restricciones) y las hipótesis (Supuestos) del proyecto. |
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