Presentaciones

Guía rápida cerrar el proyecto o fase:
¿Qué es?, beneficios y buenas prácticas

La guía rápida de cerrar el proyecto o fase, tiene como objetivo compartir los elementos generales de cerrar el proyecto o fase combinados con elementos de otras guías para incrementar su valor y suministrar información resumida, soportada por casos prácticos para apoyar el trabajo que se encuentra realizando el lector en la empresa, curso o universidad.

¿Por qué combinar elementos entre guías?

La historia nos confirma que la mayoría de los marcos de trabajo, métodos, filosofías, modelos, técnicas y herramientas que han surgido dentro de la transformación digital son el resultado de crear, validar, evolucionar y combinar elementos entre guías, situación que actualmente se sigue presentando y seguirá sucediendo porque las condiciones del entorno siempre se mantienen en constante cambio.

Las guías principales que hacen parte de la transformación digital son:

Arquitectura Empresarial
Mercadeo Estratégico
PMBOK
Agilismo
Ingenieria de Software
Glosario

El presente artículo es una fuente de información que apoya a:

Gestión de la integración del proyecto

Los videos que tienen afinidad con el presente artículo son:

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cerrar el proyecto o fase

¿Qué es cerrar el proyecto o fase?

Cerrar El Proyecto O Fase es un proceso que permite dar cierre formal a las actividades de la fase o proyecto y liberar los recursos para emprender nuevos esfuerzos.


¿Cuáles son los beneficios de cerrar el proyecto o fase?

Los beneficios de Cerrar El Proyecto O Fase son los siguientes:

1) Se archiva la información de la fase o proyecto.

2) Se completa el trabajo planificado.

3) Se realiza la liberación de recursos.

El contenido publicado en el artículo es un resumen y ensayo de alto nivel a partir de la lectura del PMBOK 6.0, Grupo de procesos del PMBOK y PMBOK 7.0.


¿Cuáles son las buenas prácticas de cerrar el proyecto o fase?

Las buenas practicas de Cerrar El Proyecto O Fase son las siguientes:

Entradas Cerrar el proyecto o fase

Son los insumos de datos que ingresan a una línea, área, proceso o actividad para ser utilizados durante las aplicación de las técnicas y herramientas con el fin de generar una salida de información en forma de plan o línea base o informe o registro o actualización de un documento o respuesta a preguntas e hipótesis.

ElementoDescripción
Acta de constitución del proyectola creación de documento que le confiere al director de proyectos la autoridad para disponer de los recursos de la organización y aplicarlos dentro del proyecto.
Activos de la organizaciónel conjunto de elementos de la organización que hace referencia principalmente a los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización ejecutora.
Acuerdo del proyectoun conjunto de reglas establecidas entre las partes para diseñar, implementar y gestionar un proyecto el cual es formalizado por medio de un formato de texto y canal de comunicación aprobado.
Base de las estimacionesun indicador del modo en que las diversas estimaciones se obtuvieron y pueden utilizarse para tomar una decisión sobre cómo responder a las variaciones.
Caso de negocioun documento que proporciona la información desde una perspectiva de negocio para determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida.
Descripción del ciclo de vida del proyectoel conjunto de fases del proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Documentación de requisitosun documento que describe cómo los requisitos individuales cumplen con las necesidades de negocio del proyecto. Los requisitos pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndose gradualmente en requisitos más detallados.
Enfoque de desarrolloel ejercicio de analizar el nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto y el producto para definir el enfoque de desarrollo a implementar.
Entregables aceptadosel conjunto de entregables de valor o fases del proyecto aceptados por el cliente en donde se incluye las especificaciones aprobadas del producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeño del trabajo segmentados por fase completada o entregable de valor.
Informe de calidadun documento que incluye incidentes relacionados con la gestión de la calidad; recomendaciones para mejoras en los procesos, proyectos y productos; recomendaciones de acciones correctivas (incluyen retrabajo, reparación de defectos/errores, inspección del 100% y más); y el resumen de las conclusiones del proceso controlar la Calidad.
Informe de riesgosun documento que presenta información sobre las fuentes de riesgo general del proyecto, e información resumida sobre los riesgos individuales del proyecto identificados y abordados en los diferentes procesos de la gestión del riesgo.
Línea base de alcancela versión aprobada del alcance por medio de la EDT/WBS y diccionario EDT/WBS.

La línea base del alcance se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del alcance.

2) Plan de gestión de requisitos.

3) Plan de gestión del cronograma.
Línea base de costosla versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.

La línea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del costo.

2) Plan de gestión de la comunicaciones.

3) Plan de gestión del riesgo.

4) Plan de gestión de las adquisiciones.
Línea base del cronogramala versión aprobada de la programación del proyecto.

La línea base del cronograma se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del cronograma.

2) Plan de gestión de los recursos.

3) Plan de gestión de calidad.
Línea base para la medición del desempeñola comparación de los valores planeados vs los valores reales a partir del análisis del valor ganado para determinar si se requiere implementar un cambio o una acción. Se utiliza como insumo de análisis las líneas base de alcance, costo y cronograma.
Lista de hitosun registro donde se almacena los hitos identificados del proyecto e indica si éstos son obligatorios, como los exigidos por contrato, u opcionales.
Mediciones de control de calidadel conjunto de los resultados de las actividades de controlar la calidad definidos en el plan de gestión de la calidad.
Plan de gestión de beneficiosDescribe el modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto y los mecanismos que deben estar a disposición para medir esos beneficios.
Plan de gestión de cambiosun documento que define las indicaciones para gestionar el proceso de control de cambios y documenta los roles y responsabilidades del comité de control de cambios.
Plan de gestión de la calidadun documento que define la forma en que las políticas, metodologías y estándares de calidad de una organización se implementarán en el proyecto.
Plan de gestión de la configuraciónun documento que define los elementos configurables del proyecto e identifica los elementos que serán registrados y actualizados de modo que el producto del proyecto se mantenga consistente y operable.
Plan de gestión de las adquisicionesun documento que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Plan de gestión de las comunicacionesun documento donde se desarrolla un enfoque y un plan apropiado para las actividades de comunicación del proyecto con base en las necesidades de información de cada interesado o grupo
Plan de gestión de los costosun documento que define la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos.
Plan de gestión de los recursosuna guía que enuncia los lineamientos para gestionar los recursos del proyecto.
Plan de gestión de los requisitosun documento que define cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos a lo largo del proyecto.
Plan de gestión de los riesgosun documento que define el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos.
Plan de gestión del alcanceun documento que define el modo en que el alcance será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado a lo largo del proyecto.
Plan de gestión del cronogramaun documento que establece los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.
Plan de involucramiento de los interesadosun documento que define cómo se involucrará a los interesados en las decisiones y la ejecución del proyecto, según sus necesidades, intereses e impacto.
Registro de cambiosun documento donde se almacena el histórico de cambios que presenta los documentos y el producto durante el proyecto.
Registro de incidentesun documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa.
Registro de lecciones aprendidasun documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto.
Registro de riesgosun documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto.
Registro de supuestosun documento que contiene la definición de las limitaciones (Restricciones) y las hipótesis (Supuestos) del proyecto.

Herramientas y Técnicas Cerrar el proyecto o fase

Son procedimientos soportados por herramientas para transformar los insumos de datos de una entrada llamada línea, área, proceso o actividad en información.

ElementoDescripción
Análisis de documentosla revisión estructurada de los documentos del proyecto para identificar datos que aporten a la solución de un problema.
Análisis de regresiónuna técnica que permite analizar las interrelaciones entre diferentes variables del proyecto que contribuyeron a los resultados del mismo, a fin de mejorar el desempeño en futuros proyectos.
Análisis de tendenciasun método que identifica el desempeño futuro en función de los resultados pasados.
Análisis de variaciónuna herramienta que permite revisar las diferencias o variaciones entre el desempeño planificado y el real.
Juicio de expertosel juicio que brinda personal certificado o con amplia experiencia en un área de aplicación para validar las posibles soluciones suministradas por los interesados y seleccionar o encontrar la mejor solución al problema planteado.
Reunionesel conjunto de instancias de participación para identificar objetivos, criterios de éxito, entregables, requisitos, hitos y otra información resumida del proyecto u organización.

Salidas Cerrar el proyecto o fase

Son los nuevos insumos de información resultado de la aplicación de herramientas y técnicas sobre las entradas de una línea, área, proceso o actividad.

ElementoDescripción
Activos de la organizaciónel conjunto de elementos de la organización que hace referencia principalmente a los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización ejecutora.
Informe finalun documento que proporciona un resumen del desempeño a nivel de fase o proyecto el cual hace la función de seguimiento a alto nivel del proyecto o fase y como acta de cierre cuando las partes aprueban el documento.
Registro de lecciones aprendidasun documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto.
Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Finalel acta de entrega a operaciones de un producto, servicio o resultado obtenido por el proyecto.


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