Presentaciones

Guía rápida controlar el trabajo del proyecto:
¿Qué es?, beneficios y buenas prácticas

La guía rápida de controlar el trabajo del proyecto, tiene como objetivo compartir los elementos generales de controlar el trabajo del proyecto combinados con elementos de otras guías para incrementar su valor y suministrar información resumida, soportada por casos prácticos para apoyar el trabajo que se encuentra realizando el lector en la empresa, curso o universidad.

¿Por qué combinar elementos entre guías?

La historia nos confirma que la mayoría de los marcos de trabajo, métodos, filosofías, modelos, técnicas y herramientas que han surgido dentro de la transformación digital son el resultado de crear, validar, evolucionar y combinar elementos entre guías, situación que actualmente se sigue presentando y seguirá sucediendo porque las condiciones del entorno siempre se mantienen en constante cambio.

Las guías principales que hacen parte de la transformación digital son:

Arquitectura Empresarial
Mercadeo Estratégico
PMBOK
Agilismo
Ingenieria de Software
Glosario

El presente artículo es una fuente de información que apoya a:

Gestión de la integración del proyecto

Los videos que tienen afinidad con el presente artículo son:

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controlar el trabajo del proyecto

¿Qué es controlar el trabajo del proyecto?

Controlar El Trabajo Del Proyecto es un proceso que permite conocer el estado actual del proyecto y sus pronósticos de cronograma y costo.


¿Cuáles son los beneficios de controlar el trabajo del proyecto?

Los beneficios de Controlar El Trabajo Del Proyecto son los siguientes:

1) Revisar e informar el avance general del proyecto.

2) Conocer el estado actual del proyecto.

3) Abordar los problemas de desempeño.

4) Visibilidad del estado futuro del cronograma y los costos.

El contenido publicado en el artículo es un resumen y ensayo de alto nivel a partir de la lectura del PMBOK 6.0, Grupo de procesos del PMBOK y PMBOK 7.0.


¿Cuáles son las buenas prácticas de controlar el trabajo del proyecto?

Las buenas practicas de Controlar El Trabajo Del Proyecto son las siguientes:

Entradas Controlar el trabajo del proyecto

Son los insumos de datos que ingresan a una línea, área, proceso o actividad para ser utilizados durante las aplicación de las técnicas y herramientas con el fin de generar una salida de información en forma de plan o línea base o informe o registro o actualización de un documento o respuesta a preguntas e hipótesis.

ElementoDescripción
Activos de la organizaciónel conjunto de elementos de la organización que hace referencia principalmente a los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización ejecutora.
Acuerdo del proyectoun conjunto de reglas establecidas entre las partes para diseñar, implementar y gestionar un proyecto el cual es formalizado por medio de un formato de texto y canal de comunicación aprobado.
Base de las estimacionesun indicador del modo en que las diversas estimaciones se obtuvieron y pueden utilizarse para tomar una decisión sobre cómo responder a las variaciones.
Descripción del ciclo de vida del proyectoel conjunto de fases del proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Enfoque de desarrolloel ejercicio de analizar el nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto y el producto para definir el enfoque de desarrollo a implementar.
Informe de calidadun documento que incluye incidentes relacionados con la gestión de la calidad; recomendaciones para mejoras en los procesos, proyectos y productos; recomendaciones de acciones correctivas (incluyen retrabajo, reparación de defectos/errores, inspección del 100% y más); y el resumen de las conclusiones del proceso controlar la Calidad.
Informe de riesgosun documento que presenta información sobre las fuentes de riesgo general del proyecto, e información resumida sobre los riesgos individuales del proyecto identificados y abordados en los diferentes procesos de la gestión del riesgo.
Informes de desempeño del trabajoun conjunto de documentos que transmiten el estado y avance del proyecto según la necesidad de los interesados. Pueden contener gráficos e información sobre el valor ganado, líneas de tendencia y pronósticos, gráficas de consumo de reservas, histogramas de defectos, información sobre la ejecución de los contratos y resumenes de riesgos.
Línea base de alcancela versión aprobada del alcance por medio de la EDT/WBS y diccionario EDT/WBS.

La línea base del alcance se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del alcance.

2) Plan de gestión de requisitos.

3) Plan de gestión del cronograma.
Línea base de costosla versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.

La línea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del costo.

2) Plan de gestión de la comunicaciones.

3) Plan de gestión del riesgo.

4) Plan de gestión de las adquisiciones.
Línea base del cronogramala versión aprobada de la programación del proyecto.

La línea base del cronograma se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del cronograma.

2) Plan de gestión de los recursos.

3) Plan de gestión de calidad.
Línea base para la medición del desempeñola comparación de los valores planeados vs los valores reales a partir del análisis del valor ganado para determinar si se requiere implementar un cambio o una acción. Se utiliza como insumo de análisis las líneas base de alcance, costo y cronograma.
Lista de hitosun registro donde se almacena los hitos identificados del proyecto e indica si éstos son obligatorios, como los exigidos por contrato, u opcionales.
Plan de gestión de cambiosun documento que define las indicaciones para gestionar el proceso de control de cambios y documenta los roles y responsabilidades del comité de control de cambios.
Plan de gestión de la calidadun documento que define la forma en que las políticas, metodologías y estándares de calidad de una organización se implementarán en el proyecto.
Plan de gestión de la configuraciónun documento que define los elementos configurables del proyecto e identifica los elementos que serán registrados y actualizados de modo que el producto del proyecto se mantenga consistente y operable.
Plan de gestión de las adquisicionesun documento que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Plan de gestión de las comunicacionesun documento donde se desarrolla un enfoque y un plan apropiado para las actividades de comunicación del proyecto con base en las necesidades de información de cada interesado o grupo
Plan de gestión de los costosun documento que define la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos.
Plan de gestión de los recursosuna guía que enuncia los lineamientos para gestionar los recursos del proyecto.
Plan de gestión de los requisitosun documento que define cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos a lo largo del proyecto.
Plan de gestión de los riesgosun documento que define el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos.
Plan de gestión del alcanceun documento que define el modo en que el alcance será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado a lo largo del proyecto.
Plan de gestión del cronogramaun documento que establece los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.
Plan de involucramiento de los interesadosun documento que define cómo se involucrará a los interesados en las decisiones y la ejecución del proyecto, según sus necesidades, intereses e impacto.
Plan para la dirección del proyectoun documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en el cual se realizará el trabajo a lo largo del proyecto.
Pronósticos de costosun método que determina si los costos se encuentran dentro del rango de tolerancia definidos para el presupuesto.
Pronósticos del cronogramaun método que determina si la ejecución de las actividades se encuentran dentro del rango de tolerancia definidos para el cronograma.
Registro de incidentesun documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa.
Registro de lecciones aprendidasun documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto.
Registro de riesgosun documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto.
Registro de supuestosun documento que contiene la definición de las limitaciones (Restricciones) y las hipótesis (Supuestos) del proyecto.

Herramientas y Técnicas Controlar el trabajo del proyecto

Son procedimientos soportados por herramientas para transformar los insumos de datos de una entrada llamada línea, área, proceso o actividad en información.

ElementoDescripción
Análisis costo-beneficiouna herramienta de análisis financiero utilizada para estimar las fortalezas y debilidades de las alternativas, a fin de determinar la mejor alternativa en términos de los beneficios que ofrecen.
Análisis de alternativasuna técnica que permite seleccionar un conjunto de acciones preventivas y correctivas para ser implementadas cuando se identifica u ocurre una desviación.
Análisis de causa raízun conjunto de técnicas que permiten identificar las causas principales de un problema y sus soluciones.
Análisis de tendenciasun método que identifica el desempeño futuro en función de los resultados pasados.
Análisis de valor ganadoun método que compara la línea base para la medición del desempeño con respecto al desempeño real del cronograma y del costo.
Análisis de variaciónuna herramienta que permite revisar las diferencias o variaciones entre el desempeño planificado y el real.
Juicio de expertosel juicio que brinda personal certificado o con amplia experiencia en un área de aplicación para validar las posibles soluciones suministradas por los interesados y seleccionar o encontrar la mejor solución al problema planteado.
Reunionesel conjunto de instancias de participación para identificar objetivos, criterios de éxito, entregables, requisitos, hitos y otra información resumida del proyecto u organización.
Toma de decisionesla elección de una opción entre las opciones disponibles para resolver un problema.

Salidas Controlar el trabajo del proyecto

Son los nuevos insumos de información resultado de la aplicación de herramientas y técnicas sobre las entradas de una línea, área, proceso o actividad.

ElementoDescripción
Descripción del ciclo de vida del proyectoel conjunto de fases del proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Enfoque de desarrolloel ejercicio de analizar el nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto y el producto para definir el enfoque de desarrollo a implementar.
Informes de desempeño del trabajoun conjunto de documentos que transmiten el estado y avance del proyecto según la necesidad de los interesados. Pueden contener gráficos e información sobre el valor ganado, líneas de tendencia y pronósticos, gráficas de consumo de reservas, histogramas de defectos, información sobre la ejecución de los contratos y resumenes de riesgos.
Línea base de alcancela versión aprobada del alcance por medio de la EDT/WBS y diccionario EDT/WBS.

La línea base del alcance se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del alcance.

2) Plan de gestión de requisitos.

3) Plan de gestión del cronograma.
Línea base de costosla versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.

La línea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del costo.

2) Plan de gestión de la comunicaciones.

3) Plan de gestión del riesgo.

4) Plan de gestión de las adquisiciones.
Línea base del cronogramala versión aprobada de la programación del proyecto.

La línea base del cronograma se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:

1) Plan de gestión del cronograma.

2) Plan de gestión de los recursos.

3) Plan de gestión de calidad.
Línea base para la medición del desempeñola comparación de los valores planeados vs los valores reales a partir del análisis del valor ganado para determinar si se requiere implementar un cambio o una acción. Se utiliza como insumo de análisis las líneas base de alcance, costo y cronograma.
Plan de gestión de cambiosun documento que define las indicaciones para gestionar el proceso de control de cambios y documenta los roles y responsabilidades del comité de control de cambios.
Plan de gestión de la calidadun documento que define la forma en que las políticas, metodologías y estándares de calidad de una organización se implementarán en el proyecto.
Plan de gestión de la configuraciónun documento que define los elementos configurables del proyecto e identifica los elementos que serán registrados y actualizados de modo que el producto del proyecto se mantenga consistente y operable.
Plan de gestión de las adquisicionesun documento que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Plan de gestión de las comunicacionesun documento donde se desarrolla un enfoque y un plan apropiado para las actividades de comunicación del proyecto con base en las necesidades de información de cada interesado o grupo
Plan de gestión de los costosun documento que define la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos.
Plan de gestión de los recursosuna guía que enuncia los lineamientos para gestionar los recursos del proyecto.
Plan de gestión de los requisitosun documento que define cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos a lo largo del proyecto.
Plan de gestión de los riesgosun documento que define el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos.
Plan de gestión del alcanceun documento que define el modo en que el alcance será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado a lo largo del proyecto.
Plan de gestión del cronogramaun documento que establece los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.
Plan de involucramiento de los interesadosun documento que define cómo se involucrará a los interesados en las decisiones y la ejecución del proyecto, según sus necesidades, intereses e impacto.
Plan para la dirección del proyectoun documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en el cual se realizará el trabajo a lo largo del proyecto.
Pronósticos de costosun método que determina si los costos se encuentran dentro del rango de tolerancia definidos para el presupuesto.
Pronósticos del cronogramaun método que determina si la ejecución de las actividades se encuentran dentro del rango de tolerancia definidos para el cronograma.
Registro de incidentesun documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa.
Registro de lecciones aprendidasun documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto.
Registro de riesgosun documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto.


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